中煤招標有限責任公司 徐國慶 楊 華
摘要：按《電子招標投標辦法》及所附《電子招標投標系統(tǒng)技術規(guī)范》，對企業(yè)原有電子招標投標系統(tǒng)進行整體升級，文章中既有經驗，也有教訓，與電子招投標同仁共享切磋。
關鍵詞：門戶網站、招標類型、全方位評價
電子招標投標是以互聯(lián)網等信息技術為支撐開展招標投標活動。它在本質上是電子商務在招標投標領域的應用，它能打破依托紙質文件開展的傳統(tǒng)招標模式面臨的地域差別和時空限制，因此可以節(jié)約大量的時間和經濟成本，并能在管理上帶來許多改變和提升。
我國少數(shù)大型企業(yè)集團在十多年前就開始了電子招標投標的探索，至今已有一大批企業(yè)加入這個行列，它們當中既有成功的，又有經歷過曲折的。企業(yè)在電子招標投標系統(tǒng)建設過程中必然碰到很多問題，如何采取有效的應對措施才是建設成敗的關鍵。中X招標公司是2009年啟動的招標業(yè)務信息化工作，2014年又按新頒布的《電子招標投標辦法》及所附《電子招標投標系統(tǒng)技術規(guī)范》對原有電子招標投標系統(tǒng)進行了整體升級，這個過程中既有經驗，也有教訓，我們結合具體工作實際，總結出六個方面的心得，與電子招投標同仁共享切磋。
一、正確認識電子招標投標
電子招投標是以數(shù)字電文形式開展招標投標活動，招標投標的本質并沒有改變，然而它不僅僅是簡單地把紙質文件換成電子文件——它能在業(yè)務執(zhí)行和管理方式方面帶來顯著的變化，并能創(chuàng)造許多新的可能性。
借助計算機處理的結構化、規(guī)范化、程序化，電子招投標系統(tǒng)不僅可以顯著提高工作效率，還能對管理制度和業(yè)務流程加以固化，從而加強對招標投標過程的管理，有效地規(guī)范操作程序，減少執(zhí)行偏差降低項目風險。電子招標投標還能有效解決傳統(tǒng)紙質招標信息傳遞慢、易失真的問題，讓管理者根據(jù)權限實時動態(tài)掌控招標項目的全過程信息，以及各個分支機構、各個部門和各個業(yè)務人員的業(yè)務相關信息，提高招標管理水平和決策的科學性。
實踐證明，電子招標投標可以降低5%～10%的直接成本，綜合招標人、招標代理機構以及投標人等多方面成本，平均每個招標項目節(jié)約交易成本約2萬元。它還能預置招標文件模板，對項目經理能否修改招標文件的各個章節(jié)進行設定，并能對評標打分進行自動計算匯總，這些創(chuàng)新的手段既可以大幅減輕業(yè)務員的工作負荷，又能顯著減少疏忽或人為差錯。
如果把電子招投標僅僅當成是將招標投標的載體從紙張轉化為數(shù)據(jù)電文，甚至只是改用光盤或者U盤遞交投標文件，那就會讓電子招投標的作用大打折扣。一些企業(yè)推行電子招投標無果而終或者半途而廢，不少就是在這個問題上沒有想清楚，沒有認識到這種有助于更加充分公平競爭的新型方式所帶來的深遠意義。當然，電子招投標也不可能解決傳統(tǒng)紙質招投標模式下的所有弊端，對它抱有過高的期望也是不切實際的，同樣會對推進電子招投標造成危害。
二、嚴格依法建設電子招標投標系統(tǒng)
2012年2月1日實施的《招標投標法實施條例》提出“國家鼓勵通過信息網絡進行電子招標投標”，為電子招標投標賦予了法律效力。2013年2月4日，《電子招標投標辦法》及所附《電子招標投標系統(tǒng)技術規(guī)范》正式頒布，這為電子招投標的推行提供了直接的法律依據(jù)和技術標準。
2014年8月25日，國家發(fā)改委等六部委出臺《關于進一步規(guī)范電子招標投標系統(tǒng)建設運營的通知》，解決實踐中仍存在對電子招標投標的認識不清晰、平臺功能定位不準確，建設運營不規(guī)范，責任主體不明確，監(jiān)督缺位和越位并存等問題。《通知》明確指出：交易平臺要實現(xiàn)公平競爭、確保合規(guī)運營，公共服務平臺要加強信息集成、實現(xiàn)資源共享，行政監(jiān)督平臺要體現(xiàn)簡政放權、做到高效透明，建成運營的系統(tǒng)要抓緊改造并通過檢測認證。
毫無疑問，企業(yè)建設電子招投標系統(tǒng)應當遵守上述法律法規(guī)和規(guī)范性文件，同時始終要牢記的是，電子招投標系統(tǒng)歸根到底還是用來開展招標投標活動的一個平臺或工具，必須嚴格遵守《招標投標法》和《招標投標法實施條例》。企業(yè)的管理制度當然也同樣必須遵守，但需要注意的是系統(tǒng)設計和開發(fā)前有必要對企業(yè)當中一些錯誤的做法做出甄別，及時糾正，以免在系統(tǒng)當中固化之后得以延續(xù)甚至放大。
三、立足于企業(yè)自身的經營管理
《電子招標投標辦法》所闡述的電子招標投標交易平臺主要只是招標投標的電子商務部分，即包括公告公示、標書發(fā)售、網上投標、網上開標、網上評標、網上定標、網上異議及處理。對企業(yè)而言，完整的電子招標投標系統(tǒng)解決方案還應當至少包括業(yè)務管理系統(tǒng)和運營管理系統(tǒng)兩大部分。
電子招標投標系統(tǒng)總體功能框架圖
業(yè)務管理系統(tǒng)指的是完成招標項目執(zhí)行過程所需要的管理功能，包括招標委托管理、招標方案管理、招標文件管理、開標管理、評標管理、異議管理、異常管理、電子歸檔。此外，還包括開展招標投標活動必需的投標人信息庫、招標人信息庫、專家?guī)臁r格庫、文件庫。運營管理系統(tǒng)則是對執(zhí)行過程進行質量控制和管理者決策支持所需要的功能，包括模板管理、費用管理、審批管理、決策管理、知識管理等模塊。
業(yè)務管理和運營管理一定要立足于企業(yè)自身，依據(jù)現(xiàn)有成熟的管理制度協(xié)調公司各業(yè)務部門和職能部門的權責，并且要充分考慮員工的綜合素質和工作習慣。既要通過電子招標系統(tǒng)重塑更加高效科學的企業(yè)內部管理流程，又要將企業(yè)面對的實際情況反映到系統(tǒng)設計中，最終提高企業(yè)整體的管理水平和服務水平。此外電子招標投標系統(tǒng)應考慮與企業(yè)已有的系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享、同步，避免成為信息孤島，造成信息與業(yè)務流程和應用的相互脫節(jié)。比如與招標計劃管理信息系統(tǒng)對接，將招標計劃與電子招標投標系統(tǒng)中的招標項目進行關聯(lián)，招標項目可由招標計劃創(chuàng)建，招標結果回傳招標計劃管理信息系統(tǒng)，有效統(tǒng)計招標計劃落實情況，形成招標工作的閉環(huán)管理；與OracleERP系統(tǒng)對接，實現(xiàn)主數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)等的同步。
四、高效的建設團隊是項目成功的基礎
招標投標活動涉及面寬，過程敏感，因此建設和應用電子招標投標相當于招標投標領域的一場管理變革，僅靠信息化部門、業(yè)務部門或者公司運營部門是很難取得成功，而是必須建立強有力的組織體系，才能保障這項工作順利進行。
從成功經驗來看，公司需成立系統(tǒng)建設領導小組，由公司主要領導親自掛帥，這樣才能確保系統(tǒng)建設和應用工作得以有計劃、有步驟地實施。領導小組還要利用一切機會，闡述電子招投標對行業(yè)、對管理、對員工可能造成的影響，培養(yǎng)變革緊迫感，同時加大力度宣傳電子招投標的好處，親體力行使用系統(tǒng)。
在這個過程當中，電子招標投標系統(tǒng)與公司現(xiàn)行管理要求和操作流程，或多或少會存在一些出入。因此，公司需要建立一整套與電子招投標系統(tǒng)使用有關的制度，或對原制度進行修訂，加以適應、調整和完善。
電子招投標軟件業(yè)務性非常強，轉換成本非常高，因此在選擇軟件開發(fā)單位時，應充分考慮其對招標業(yè)務的理解程度、建設企業(yè)電子招標投標系統(tǒng)的經驗，以及已建成系統(tǒng)的實際功能范圍及其運行情況，特別是系統(tǒng)的建設速度等因素。為了直觀地了解軟件開發(fā)單位的真實水平，條件允許時最好開展系統(tǒng)實測，以真實的歷史招標項目作為測試項目，模擬真實業(yè)務場景檢驗系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)，以檢驗系統(tǒng)的成熟度及其與企業(yè)招標業(yè)務管理的匹配度。如果是集團型企業(yè)下屬的招標代理機構或者綜合性招標代理機構，有必要選擇包括機電產品國際招標、貨物國內招標、施工招標、服務類招標等不同類型的項目做驗證性測試，因為它們在流程設置上存在較大差異。
五、充分的需求分析是項目成功的關鍵
很多人認為需求分析只是軟件開發(fā)過程的一個簡單步驟，但越來越多的實踐證明它其實是整個過程當中最關鍵的一環(huán)。需求分析之所以重要，是因為它具有決策性、方向性的作用。只有通過需求分析，才能把軟件功能和性能的總體概念描述為具體的軟件需求規(guī)格說明書，從而奠定軟件開發(fā)的基礎。
許多軟件系統(tǒng)的失敗都能歸結為需求分析的失敗，需求分析不到位或不徹底，通常會導致需求分析一再返工，從而致使設計、編碼和測試無法順利進行，有時甚至是在系統(tǒng)上線之后才發(fā)現(xiàn)大的錯誤，不得不推倒重來。一鼓作氣，再而衰，三而竭。出現(xiàn)這樣的情況，往往離徹底失敗就不遠了。
因此，在需求分析階段要留有人員和時間余量，雙方應加強溝通和協(xié)調，反復論證。成功的信息化項目離不開既懂業(yè)務需求，又懂IT實現(xiàn)的人，因此，需求分析階段必須有精通招標業(yè)務的人員全程參加。同樣，公司的一線招標業(yè)務人員、公司運營管理人員、信息化技術人員、財務人員都應參與整體需求的調研和論證，對最終形成的需求規(guī)格說明書簽字確認。這既是敦促大家嚴肅對待需求分析和挖掘真實需求的需要，也是減少系統(tǒng)在測試以及上線后推廣阻力的需要。
電子招標投標系統(tǒng)應支持企業(yè)所屬的全部招標類型。
電子招標投標系統(tǒng)應具備的主要特性：
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序號 |
功能需求 |
說明 |
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1. |
網上購標 |
7×24小時全天候響應，方便投標人及時購標及下載招標文件；系統(tǒng)采用在線第三方支付模式，不再需要安排專人售標，財務也無需手工對賬。 |
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2. |
網上投標 |
在線遞交保證金信息和使用CA加密后的投標文件，系統(tǒng)收到投標文件之后，會自動生成包含時間戳和簽章簽名的投標文件遞交回執(zhí)。 |
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3. |
網上開標 |
采用三維模擬開標大廳在線開標，投標人遠程在線對投標文件進行解密（使用原來加密的CA才能解密投標文件），同一時間可以無限量開設虛擬的開標大廳。 |
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4. |
網上評標 |
實現(xiàn)遠程異地評標，投標數(shù)據(jù)自動解析、對比，評標結果自動匯總。 |
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5. |
網上定標 |
中標候選人公示和中標公告均可按既定流程自動發(fā)送至外網，中標/成交通知書將自動生成并帶電子簽章和電子簽名。 |
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6. |
文件模板化管理 |
招標投標業(yè)務過程文件，都已在系統(tǒng)當中預置模板并可由公司的模板管理人員自主修改。 |
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7. |
電子歸檔 |
招投標過程中產生的所有文檔資料進行統(tǒng)一歸口管理，過程文件一鍵自動歸檔。 |
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8. |
費用管理電子化 |
與銀行系統(tǒng)（第三方支付系統(tǒng)）對接，自動匹配收款、開票、退票和退款記錄，整個過程無須人工操作，大大減輕了工作量，并能做到零差錯。 |
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9. |
網上評價體系 |
招標機構項目經理、投標人、評標專家的相互評價及招標機構內部上下的評價體系。 |
電子招投標系統(tǒng)應具備全方位評價體系：
六、周密的開發(fā)實施是項目成功的保障
系統(tǒng)開發(fā)實施階段考慮周全，編寫較為詳細的人員安排、各階段實施計劃，以保證后期組織、溝通交流的順利進行。計劃編制過程中，在人員配置、關鍵工作流程上給予更多的資源。計劃執(zhí)行過程中遇到偏差，要盡早識別、分析、溝通，采取合理措施進行應對，以保證項目的順利進行。識別了技術風險后軟件開發(fā)單位要組織人員提前研究相關的解決方案，組成技術攻關小組進行相關技術的攻關。軟件開發(fā)單位應有熟悉招標業(yè)務的實施顧問全程參與項目的實施，以更加專業(yè)的角度理解招標業(yè)務需要，整理出更容易相互理解的需求文檔，保證最終交付的產品是達到招標業(yè)務要求的。
系統(tǒng)測試是另一個關鍵點，對開發(fā)的軟件進行功能、性能、可靠性、安全性等方面的測試，力求在測試過程中，發(fā)現(xiàn)存在的問題，讓開發(fā)人員能及時修正錯誤，以保證系統(tǒng)功能、安全性、可靠性及并發(fā)數(shù)量、處理時間等性能指標能滿足實際業(yè)務需求。系統(tǒng)測試階段可以分解成測試環(huán)境的搭建、測試系統(tǒng)與第三方平臺的對接、測試平臺基礎數(shù)據(jù)的初始化、測試用例/數(shù)據(jù)的準備、測試人員的培訓、測試組織方式、測試中問題的解答、測試問題的搜集、系統(tǒng)的消缺等階段。招標業(yè)務一線從業(yè)人員、公司運營管理人員、信息化從業(yè)人員、財務人員都應參與到測試工作，分角色、分流程地進行測試，較大范圍地覆蓋系統(tǒng)各功能點，以降低系統(tǒng)上線后的運營風險。為了給系統(tǒng)的缺陷修改和上線準備留出充足的時間，全面且高水平的測試結束到開始上線試運行應不短于三個月。
用戶培訓是系統(tǒng)上線的一項重要工作，也是系統(tǒng)運營階段需長期開展的工作。培訓工作包括對運營機構人員、招標人、招標代理機構、投標人、評標專家、監(jiān)察部門等各相關用戶的培訓。
培訓應由軟件開發(fā)單位負責組織，目的是讓相關人員基本掌握系統(tǒng)管理及維護技能，形成可自行維護的體系，為今后系統(tǒng)的優(yōu)化完善和不斷提高奠定基礎。內容主要包括中間件和應用服務器技術培訓、開發(fā)技術培訓、系統(tǒng)維護等。對招標人、投標人、招標代理機構、評標專家、監(jiān)察部門等用戶的培訓，則主要是系統(tǒng)操作培訓，目的是讓用戶能夠熟練地使用系統(tǒng)。
綜上所述，電子招標投標作為國家大力提倡的新型招投標方式，方興未艾。它不僅有利于企業(yè)提高效率、降低成本，而且低碳環(huán)保，必將受到廣大招標人、招標代理機構和投標人的歡迎。在電子招標投標系統(tǒng)建設過程中，由于主體不同，所實現(xiàn)的功能存在差異，企業(yè)應立足自身的特點，建設成符合《電子招標投標辦法》和《技術規(guī)范》要求又適合自己的電子招標投標系統(tǒng)。